modelo de MADUREZ
en la GESTIÓN MEDIOAMBIENTAL
Enviromental Management Madurity model
MODELO EMM
El Modelo EMM define una secuencia de seis estados de madurez a través de los cuáles las empresas van progresando desde los conocimientos básicos para su gestión medioambiental hasta llegar a alcanzar la excelencia. El progreso a través de estos estados es asunto de cada empresa, de su gestión y de su predisposición las mejoras ante el estancamiento. Es un modelo práctico a la hora de conocer las obligaciones medioambientales de la empresa así como clasificar la situación de la misma.
Las empresas industriales son las más afectadas por las normativas medioambientales y las que por lo tanto han de llevar una gestión más compleja de las mismas. Tal motivo es el que influyó en orientar el Modelo EMM a dicho sector empresarial, siendo aplicable para cada planta por separado en aquellas empresas que cuenten con diferentes sedes, pues las condiciones de cada una pueden variar en demasía dependiendo del territorio, el entorno o su producción. Los estados están definidos de modo genérico para todo tipo de compañías industriales sin profundizar en los requisitos más específicos.
Aunque el término medioambiente es de fácil entendimiento, una definición concreta del mismo será útil para profundizar en lo que se trata en los siguientes apartados. Entiéndase por medio ambiente al conjunto de componentes físicos, químicos, biológicos, sociales, económicos y culturales capaces de causar efectos directos e indirectos, en un plazo corto o largo sobre los seres vivos. Desde el punto de vista humano, se refiere al entorno que afecta y condiciona especialmente las circunstancias de vida de las personas o de la sociedad en su conjunto. Comprende el conjunto de valores naturales, sociales y culturales existentes en un lugar y en un momento determinado, que influyen en la vida del ser humano y en las generaciones futuras. Es decir, no se trata sólo del espacio en el que se desarrolla la vida, sino que también comprende seres vivos, objetos, agua, suelo, aire y las relaciones entre ellos, así como elementos tan intangibles como la cultura. A modo de comentario, citar que se léxicamente se acepta tanto por separado como junto en una sola palabra.
Los seis estados que definen el Modelo EMM se clasifican del siguiente modo, empezando desde el más básico al más avanzado:
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Requerimientos Legales
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Asignación de responsabilidades y formación
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Sistematización
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ECO al cuadrado
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Productos y servicios eco-innovadores
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Dirigir una compañía verde
A continuación se presenta un análisis en profundidad para cada uno de los estados, incluyendo además de su descripción otros puntos como las acciones a realizar, las herramientas necesarias o los indicadores que la empresa debe definir para orientarse durante el proceso de progresión en el modelo.
Las leyes definen un mar por el que las empresas son los barcos que navegan, barcos de toda clase y tamaño, y es labor de sus pasajeros saber por qué aguas les conviene navegar en cada momento. Para guiar así una empresa pueden emplearse los indicadores que se crean convenientes. A partir de estos requisitos, básicos y obligatorios para toda compañía industrial enfrentándose a sanciones en caso de no cumplirlos, el progreso que cada empresa puede hacer en su gestión medioambiental es diferente.
Desde conformarse con cumplir los mínimos hasta ser el mejor en la gestión medioambiental existe un amplísimo abanico de posiciones en las que situarse en el que cualquier detalle puede suponer un paso adelante o hacia atrás. El modo en que se gestiona, el compromiso de la dirección con el medioambiente, la ambición y búsqueda de objetivos autoimpuestos, las certificaciones medioambientales, la cooperación con clientes y proveedores, el clima laboral,... todo puede influir para clasificar a la empresa en una determinada posición del abanico. El Modelo EMM clasifica todas esas posiciones en 6 estados definidos y marca el camino a seguir para mejorar. En cada uno de los estados hay acciones que pueden ser más determinantes que otras, si bien para alcanzar la excelencia todas son igualmente necesarias. Llegar a completar cada condición, hasta el último detalle del último estado, es sinónimo de realizar una labor excelente en la gestión medioambiental.
Estado 1.
REQUERIMIENTOS LEGALES
Es de vital importancia para una empresa conocer y entender todos y cada uno de los requerimientos legales que debe cumplir, así como distinguir entre todos los que cumple aquellos que están en riesgo de dejar de hacerlo. Estas obligaciones constan en el primero de los estados, de modo que sin cumplirlas es imposible progresar en el lienzo del Modelo EMM.
Las leyes afectan a cada empresa en medidas diferentes. Factores como la situación geográfica, el sector o las dimensiones hacen que cada planta de producción deba estar en alerta a muchas y diferentes normativas. Por tanto, para el simple hecho de saber qué normativas se deben cumplir y dónde buscarlas es trascendental una previa definición de la empresa en todo su esplendor identificando todos sus aspectos de influencia. Una vez hecho esto será más fácil situar a la compañía. Como medida de adaptación al cumplimiento se toman acciones “End-of-pipe” o “De final de línea” (1). Es habitual en empresas situadas en este estado que haya algún empleado realizando una búsqueda a fondo para identificar todas las normativas que afectan a la empresa y las novedades que estas pudieran obligar a cambiar.
(1) Se entienden por acciones “End-of-pipe” o “De final de línea” aquellas acciones que se toman con el fin reducir las emisiones y/o vertidos al final del proceso productivo.
Una empresa que haya superado este nivel debe haber realizado previamente tareas como las siguientes:
1- Identificar requerimientos legales
Al realizar esta labor es muy importante que la búsqueda sea completa para abarcar absolutamente todos los aspectos que impliquen a la empresa. Las fuentes de información deben ser fiables y garantizar el acceso a toda la información necesaria para no dejar ningún campo sin valorar. Igual de importante es contar con las licencias necesarias para poder ejercer y las gestiones para obtenerlas.
2- Estimar el nivel de cumplimiento de los requerimientos legales
Una vez identificados todos y cada uno de los requerimientos legales que la compañía está obligada a cumplir, es necesario revisar cada uno de ellos para comprobar si se está cumpliendo o no. En definitiva, cada empresa debe identificar en qué nivel está cumpliendo una vez que conoce las condiciones que se le han impuesto.
3- Implementar acciones “End-of-pipe”
Estimado el nivel de cumplimieto, se deduce la implementación de acciones “End-of-pipe” si fuesen necesarias, lo que puede suponer una inversión en nuevo inmueble para ciertas empresas.
4- Identificar y documentar en nivel de cumplimiento de los requisitos legales
Tras estimar el nivel de cumplimiento de los requisitos y, si ha sido necesario, haber implementado las novedades correspondientes, es recomendable documentar el nivel de cumplimiento. De este modo siempre se podrá recurrir a la documentación creada para verificar hasta donde llega la empresa ante cualquier duda o novedad que pudiera surgir en los requisitos.
Para verificar y situar a la empresa se definen unos indicadores y herramientas para cada estado. En este primero se consideran importantes los indicados en la siguiente tabla. Si bien, cada empresa conoce mejor que nadie los indicadores que le pueden ser útiles y si necesita definir alguno nuevo.
Estado 2.
ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDADES Y FORMACIÓN
Dando por cumplido el estado inicial de reconocimiento de los aspectos legales, surgen nuevas necesidades como el informar y orientar a cada empleado o estar a cargo de las novedades que haya sido necesario implementar. Empieza a ser necesaria una dedicación diaria a las gestiones medioambientales para que tanto normativas como nuevos equipos y elementos de trabajo sean utilizados eficientemente. A partir de ese momento la compañía necesita una persona o grupo de personas, dependiendo de su tamaño, que se encarguen de ello. En ocasiones y dependiendo de la carga de trabajo que pueda llevar el cargo, suele ser responsabilidad adjunta de los responsables de calidad.
Este estado no queda completo hasta haber realizado unas determinadas acciones.
1- Nombrar responsable de medio ambiente
La persona o grupo de personas que ostenten este cargo se responsabilizan de todas y cada una de las tareas relacionadas directa o indirectamente con el medioambiente. Actualmente esta gestión está experimentando cambios y avances importantes con mucha frecuencia debido a nuevas actividades emergentes.
Para un responsable de esta gestión es recomendable un perfil con actitud proactiva, que tienda a prevenir riesgos en lugar de actuar cuando ya existen. Dadas las similitudes en las gestiones de medioambiente, calidad y recursos humanos, se pueden optimizar recursos colaborando entre ambas partes.
2- Definir un Plan de Ajuste Legal
Al contar con uno o varios puestos de trabajo designados a la gestión medioambiental, se requiere definir un plan de gestión conforme al que vayan a trabajar. Un plan de gestión es un programa con la planificación táctica para unas determinadas actividades. Dicho de otro manera, quién se encargue de realizar las tareas medioambientales ha de tener definido el modo en que va a hacerlo.
3- Asignar responsabilidades
Las actividades definidas han de llevarse a cabo de modo efectivo garantizando que no se dejan de cumplir las normativas. Se precisa asignar cuantas responsabilidades, deberes y recursos sean convenientes.
4- Formación / Entrenamiento
Todos y cada uno de los empleados de la empresa sin distinción de su categoría deben conocer el impacto y los riesgos ambientales que su puesto de trabajo pudiera generar. Así mismo deben contar con la preparación e indicaciones necesarias así como los materiales y medios que requieran.
5- Llevar a cabo las medidas del Plan de Ajuste Legal
La definición de un plan de gestión debe servir para que las pautas indicadas se lleven a cabo tal y como se ordena en el mismo.
6- Analizar los resultados
Comprobar si los métodos definidos por el plan de gestión realmente dan los resultados esperados una vez que se están utilizando.
Para guiarse a través de las actividades y la mejora en este estado pueden ser útiles los siguiente indicadores.
Estado 3.
SISTEMATIZACIÓN
Pasamos ya a hablar de empresas al corriente de la ley, con todos los requisitos y licencias, y con las acciones e inmueble necesarios para garantizarlo. Además con unos planes de gestión definidos para guiarse a la hora de actuar y con una o varias personas con las responsabilidades medioambientales asignadas. Llegados a ese punto la sistematización se antoja necesaria. En este estado se profundiza hasta unos niveles superiores en los que todo lo anterior se presupone como habitual en el funcionamiento del día a día. La definición de unos objetivos medioambientales, la visión y la estrategia se convierten ahora en los tópicos. Cuando no queda ningún objetivo legalmente obligatorio por cumplir, para seguir el progreso hay que rehuir del estancamiento y continuar con la imposición de nuevos objetivos que intentar alcanzar en determinados aspectos ambientales en los que la compañía este interesada en mejorar. Este hecho supondrá la aparición de nuevas necesidades de infraestructura que permita, día a día, comparar su rendimiento con el de los nuevos objetivos previstos.
En definitiva, supone incluir el aspecto medioambiental en la misión, visión y valores de la empresa y contar con la infraestructura que permita una evaluación constante de las mejoras. Con la mentalidad de la empresa enfocada a estos cambios, serán convenientes las siguientes actividades.
1- Documentar y sistematizar
En este estado se pretende una formalización de la gestión medioambiental dentro del modo de funcionamiento habitual de la empresa, cada paso que se dé debe ser documentado para que dicha formalización pueda llevarse a cabo y queden definidos unos modos concretos de operación para cada gestión.
2- Definir, documentar y sistematizar cada tarea medioambiental
Entra dentro de las condiciones básicas de este estado asegurar que se toman unas políticas que permitan mejorar el rendimiento medioambiental. La alta dirección de la empresa debe definir dichas políticas, entre las que se incluyan objetivos y metas que la propia empresa se imponga. Las políticas serán correctamente documentadas e implementadas, y todos y cada uno de los empleados de la empresa deberán estar al corriente de ellas.
3- Planificación
Los aspectos medioambientales son clasificados por orden de prioridad. Es preciso realizar un plan de medidas y seguimiento de los mismos así como una estimación de los recursos necesarios.
Esta planificación debe incluir una identificación de los aspectos ambientales a los que afecta la empresa con sus actividades, y una estimación del impacto generado en cada uno de ellos.
4- Implementación y operación
Para la implementación de nuevas acciones en la empresa, se debe definir un procedimiento que indique los pasos a seguir. Este procedimiento necesita unas bases como la definición de cómo funciona la comunicación interna en la empresa sistematizándola con unos pasos generales. Del mismo modo es conveniente la definición de un control de documentos y operaciones.
5- Verificación
Cuando se implementan medidas también es necesario formalizar el modo en que se va a realizar su control con el fin de verificar su cumplimiento. Es recomendable por tanto asignar las responsabilidades, deberes y recursos que se crean convenientes, la preparación de los operarios, la identificación de posibles no-conformidades o el control de documentos para que sean totalmente legibles y accesibles. Una auditoría interna es una buena forma de chequeo del nivel en el que se cumplen los requisitos que la propia empresa se ha puesto.
6- Revisión
Es responsabilidad de la cabeza de la empresa revisar periódicamente los resultados de las verificaciones y auditorías.
7- Formalización de futuros pasos
Todos los nuevos pasos que se pretenden dar en la empresa en un futuro necesitan ser definidos de manera formal, con su documentación correspondiente que lo acredite.
Diferentes indicadores pueden ayudar a analizar el progreso durante este estado de sistematización. La siguiente tabla incluye los más acertados.
Estado 4.
ECO
2
Superada ya la mitad de la progresión, es momento de pasar de tendencias reactivas a otras de carácter más preventivo. Para ir más allá de la sistematización, la empresa entre en un ciclo continuo de mejora en el que las certificaciones medioambientales no son vistas como meros requisitos o reconocimientos sino como la verdadera dirección a seguir. Este nivel es llamado ECO al cuadrado porque durante su transcurso reportará a la empresa beneficios económicos y ecológicos.
Es productivo para empresas en este nivel que tanto dirección como operarios estén involucrados con el cuidado medioambiental, ya que así cualquier pequeño detalle como el consumo de los ordenadores o apagar las luces ayudarán a la reducción del consumo total de energía de la compañía.
Son acciones y elementos fundamentales de este cuarto estado los siguientes.
1- Compromiso de la Alta Dirección
La cúpula de la empresa debe estar firmemente comprometida con los aspectos medioambientales no sólo por las presiones y obligaciones externas sino porque realmente opinen que ese es el camino a seguir y el que les puede llevar a un futuro mejor tanto para la empresa como para el entorno. Debe surgir de ahí como decisión propia la imposición de objetivos medioambientales que con mejoras sean alcanzables.
2- Sistematización continua
La formalización de las tareas laborales del día a día debe estar completamente integrada en la empresa y se debe trabajar con esas metodologías en todo momento y no sólo en los previos a las auditorías.
3- Identificar los procesos críticos
Para una mejor gestión ambiental es importante tener identificados todos los aspectos medioambientales empezando por aquellos más críticos como la generación excesiva de residuos, consumos de energía y agua, o embalajes y containers inadecuados.
4- Priorizar los aspectos medioambientales
Entre las actividades críticas citadas en el punto anterior, la empresa debe establecer un orden de prioridades a seguir para ir mejorando empezando por las más importantes. Las prioridades pueden ir ordenadas conforme a diferentes factores como el impacto o los costes, teniendo también en cuenta cuáles de los aspectos son los más dañinos.
5- Definir objetivos
Definir unos objetivos que se pretenden alcanzar con mejoras una vez que los aspectos a mejorar han sido identificados y priorizados.
6- Definir indicadores
Del mismo modo, para alcanzar unos objetivos previstos es necesario poder orientarse en cada momento sabiendo en qué situación se encuentra un determinado aspecto y a cuál se pretende llegar. Es básico para eso tomar y definir los indicadores adecuados.
7- Designar acciones o soluciones
Para cada aspecto mejorable identificado, es necesario asignar a alguien la responsabilidad de controlarlo en cada momento para comprobar si se está actuando correctamente y si en algún momento se deja de hacer.
8- Implementar acciones o soluciones
Una vez designadas a sus respectivos responsables, cada uno debe encargarse de implementar en la empresa el cambio correspondiente.
9- Control de resultados
Al haberse definido previamente unos indicadores, los datos para el control de resultados pueden ser fácilmente tomados. Si bien, dichos indicadores estarían puestos en vano si no se realiza un control de los resultados para saber en qué medida se acercan a los objetivos propuestos.
10- Fomentar la participación de los empleados
Es muy importante fomentar la aportación de ideas todos los trabajadores de la compañía para tomar acciones o soluciones que puedan mejorar los aspectos medioambientales o reducir costes.
Pueden ser significativos en este estado los siguientes parámetros.
Estado 5.
PRODUCTOS Y SERVICIOS ECO-INNOVADORES
Cuando una compañía supera los estados anteriores y llega a este nivel, será consciente de la importancia que tendría la incorporación de nuevos productos y servicios verdes en las actividades de la empresa. El concepto de que un producto o servicio sea considerado verde alude cumple, en un alto porcentaje, las normas vigentes de excelencia ambiental. De ese modo, un producto verde está fabricado en unas condiciones bastante favorables al cuidado medioambiental en los materiales utilizados, las cantidades de energía consumidas, las emisiones y vertidos realizados, los residuos generados, etc. Se habla de condiciones bastante favorables porque es prácticamente imposible que un producto sea totalmente verde al cien por cien.
Así pues, surge en la empresa la necesidad de diseñar nuevos productos y servicios que minimicen el impacto ambiental generado por sus antecesores. Estamos hablando ya de empresas con actitud proactiva, con frecuentes innovaciones que les hacen ganar más clientes. Juega un papel importante para ello los comerciales que sepan ver las tendencias de su mercado en un futuro cercano así como los diseñadores que sean capaces de mejorar un producto para hacerlo más verde.
En el día a día de una empresa que alcanza este quinto estado de excelencia es necesario que se realicen las siguientes actividades.
1- Identificar la demanda del mercado
Para crear nuevos productos y servicios verdes y lograr que se acomoden en el mercado hay que conocer la demanda del mercado en la actualidad y en el futuro, así como si las tendencias tienden a ser tradicionales o más modernas.
2- Definir los objetivos
Tras identificar las tendencias y tener claros los productos o servicios en los que se va a innovar, se debe definir lo que se pretende conseguir con tales innovaciones.
3- Identificar los aspectos medioambientales
Antes de poner en marcha nuevos productos o servicios es fundamental identificar los aspectos e impactos que tendrían lugar durante todo el proceso de su ciclo de vida, desde la materia prima hasta su adquisición final. Sólo con este análisis se podrá corroborar que sea verde.
4- Cooperar con clientes y proveedores
Conociendo la necesidad de analizar su ciclo de vida, la cooperación con clientes y proveedores es elemental para comprobar que no se escapa ningún detalle. No sirve de nada garantizar el respeto al medioambiente desde que entra hasta que sale de una empresa si no se garantiza lo mismo en todas por las que transcurre durante su ciclo de vida.
5- Identificar los aspectos más relevantes
Conocidos todos los aspectos e impactos que interviene durante su ciclo de vida, es preciso identificar cuáles son los más relevantes entre todos ellos.
Los siguientes indicadores marcan el nivel del progreso a través del quinto estado.
Estado 6.
EMPRESA LÍDER EN GESTIÓN AMBIENTAL
El sexto es el último de los estados. Superar todas las condiciones previas hasta alcanzar este nivel significa que la compañía está muy cerca de la excelencia en su gestión medioambiental. Llegados a este punto, en el ya se da por supuesta la innovación con nuevos productos y servicios verdes, la compañía centra sus esfuerzos en convertirse en una empresa verde al completo. Es decir, en convertirse en una empresa excelente en cuanto a gestión medioambiental. Empresas de ese calibre son un modelo para las demás, tanto clientes como competencia, y tienen una importante labor de comunicación puesto que deben presentar públicamente todas sus mejoras e innovaciones para que les sirvan de ejemplo y ayuda en su orientación. Intentan ser una referencia, y conseguir serlo es el último paso en el camino hacia la excelencia.
Para conseguir llegar a la meta de la progresión, en esta última etapa las siguientes acciones pueden hacer las labores de mejoría.
1- Analizar la situación
Para que la comunicación sea lo más eficiente que se pueda es necesario identificar los aspectos que lo hagan posible, así como los medios de comunicación y las diferentes actividades que otras compañías realizan de modo efectivo.
2- Definir las metas
Definir las metas que se pretenden alcanzar mediante la comunicación externa y el marketing. Dichas metas deben estar relacionadas con el ámbito medioambiental, sus actividades, productos y servicios, remarcando las mejoras o innovaciones que han tenido lugar.
3- Definir el alcance geográfico
No sólo es importante para las labores de comunicación definir cuál es el mensaje, sino también dónde van a estar sus destinatarios. Por ese motivo conviene definir el alcance geográfico que debe tener la comunicación.
4- Realizar una declaración medioambiental
Una declaración medioambiental es un documento que tiene por objeto facilitar al público y demás partes interesadas información sobre el impacto y el comportamiento ambiental de la organización así como de sus posibles mejoras dentro de esos marcos. La realización de una declaración de este tipo es el último peldaño para completar el último nivel de excelencia.
Los siguientes indicadores miden el cumplimiento de este nivel de excelencia.
